Employment Opportunity

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Technology Systems Manager

About IRAP

The International Refugee Assistance Project (“IRAP”) is a dynamic and growing legal, policy, and advocacy organization that works to develop and enforce a system of legal and human rights for refugees and displaced people around the world. We are the leading organization that provides free and comprehensive legal services to people we serve through registration, protection, and resettlement processes.

IRAP operates offices in the U.S. (New York City and Washington, DC), Jordan (Amman), Lebanon (Beirut), and Germany (Berlin). Through our work, we aim to assist refugees and other displaced people to find safe passage and to transform the landscape of refugee rights in the U.S. and internationally. IRAP has over 75 full-time staff, the majority of whom are based in the New York City office, with others working in our other offices or remotely. We are a nimble organization staffed by an innovative and collaborative team that is committed to high standards of quality and close partnerships with our clients, peers, and colleagues.

This role will exist within IRAP’s Operations Department, which is based in New York City and also has team members in Germany and Lebanon. IRAP’s Operations Department supports the work of our staff, interns, and volunteers around the world through IT, finance, human resources, and administrative avenues.

Opportunity

IRAP is growing our tech staff as we seek to hire a Technology Systems Manager to provide technical support for IRAP’s use of various software systems. Specifically, the role would serve as the primary system administrator for IRAP’s Microsoft Office Suite, Windows 10 admin work, and our donor database. Current tech staffers will provide training to our specific donor database work, which will include processing donations data, donor information management, routine database maintenance, and managing connections with other systems. This role will provide direct technical support to staff as needed, build technical solutions with existing/new systems, and assist in IRAP’s future technology decisions. Depending on the person’s experience/interest, there is also an opportunity to ensure compliance with GDPR regulations.

The Technology Systems Manager will report to the Director of Analytics, Technology, & Automation. The Technology Systems Manager will also work closely with the Development department and the Chief Operating Officer.

Responsibilities 

  • Manage our donor database: routine maintenance like data cleanup, import/exports, duplicate management, manage connections to third-party systems, and reconciliation. This may occupy up to 30% of the role.
  • Administration of Microsoft Office and possibly also Windows PCs. This may occupy 20% of the role.
  • Assist with other data, technology, and operations projects at IRAP as needed.
  • Manage existing vendor relationships, and at times, research new vendor options.
  • For interested candidates, assist with IRAP’s GDPR compliance, cybersecurity assessments, and incident response policies.

Location, Hours, and Duration

The position has no set location, but preference is for candidates available to work in an IRAP office in New York City; Berlin, Germany; Amman, Jordan; Beirut, Lebanon; remote work candidates will be considered. Upon starting work at IRAP, work would be remote until it is safe to work from the office. IRAP provides the necessary work equipment. The position is full-time (40 hrs/week).

This position is an employment contract with no end date.

Qualifications

Required

  • Experience with database management, especially with CRM or relational databases.
  • Knowledge of data gathering, cleaning, and transformation techniques.
  • Experience with Microsoft administration (e.g., Azure, Office Suite).
  • Ability to use discretion and appropriate safeguards with confidential data.
  • Customer service orientation that helps IRAP staff get the most out of our software, whether they are experts or novices.
  • Strong interpersonal and communications skills.
  • Fluency in oral and written English. Additional languages are a plus.

Preferred

  • Experience with complying with GDPR regulations.
  • Familiarity with programming and data query languages/tools (e.g., Python, PHP, SQL, Excel).
  • Background with cybersecurity assessment and implementation.

Compensation

The annual salary for the position will be $65,000 – $95,000 commensurate with experience and may be subject to a collective bargaining agreement.

How to apply

Please submit a cover letter including salary expectations, resume, and contact information for three references using the application form available herePlease indicate in your cover letter which office you would work from, or if you would be remote. Application materials should be submitted in English. Review of applications will start on March 26, and continue on a rolling basis until a hire is made.

Candidates will be contacted for first-round interviews after April 4, and those advancing to second-round interviews will be asked to complete a timed exercise.

IRAP believes that diversity is critical to fostering a strong workplace and serving our clients well. We strongly encourage applications from people with lived experiences in the communities that we serve, members of other marginalized communities, and individuals whose identities are underrepresented in the legal profession.

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Diese Stellenausschreibung ist unter folgendem Link selbständig abrufbar.

Über IRAP

Das International Refugee Assistance Project (“IRAP”) ist eine dynamische und wachsende Rechts-, Policy- und Advocacy-Organisation, die sich für die Entwicklung und Durchsetzung eines Systems von Rechts- und Menschenrechten für Geflüchtete und vertriebene Menschen auf der ganzen Welt einsetzt. Wir sind die führende Organisation, die Menschen, denen wir helfen, kostenlose und umfassende Rechtsdienstleistungen im Rahmen von Registrierungs-, Schutz- und Umsiedlungsprozessen anbietet.

IRAP betreibt Büros in den USA (New York City und Washington, DC), in Jordanien (Amman), im Libanon (Beirut) und in Deutschland (Berlin). Durch unsere Arbeit wollen wir Geflüchteten und anderen Vertriebenen helfen, sichere Passage zu finden und die Landschaft des Flüchtlingsrechts in den USA und international zu verändern. IRAP hat über 75 Vollzeitmitarbeiter*innen, von denen die meisten im Büro in New York City arbeiten, während andere in unseren anderen Büros oder aus der Ferne tätig sind. Wir sind eine agile Organisation mit einem innovativen und kooperativen Team, das sich für hohe Qualitätsstandards und enge Partnerschaften mit unseren Klient*innen, Kolleg*innen und Mitarbeiter*innen einsetzt.

Diese Rolle wird innerhalb der Operations-Abteilung von IRAP existieren, die in New York City ansässig ist und auch Teammitglieder in Deutschland und im Libanon hat. Die Operations-Abteilung von IRAP unterstützt die Arbeit unserer Mitarbeiter*innen, Praktikant*innen und Freiwilligen auf der ganzen Welt in den Bereichen IT, Finanzen, Personalwesen und Verwaltung.

Technology Systems Manager*in

IRAP erweitert ihr technisches Personal und sucht eine*n Technology Systems Manager*in, die*der den technischen Support für IRAPs verschiedene Softwaresysteme übernimmt. Die Stelle würde insbesondere als primärer Systemadministrator*in für IRAPs Microsoft Office Suite, Windows 10-Administrationsarbeit und unsere Spenderdatenbank dienen. Die derzeitigen technischen Mitarbeiter*innen werden Schulungen für unsere spezifische Spenderdatenbankarbeit anbieten, die die Verarbeitung von Spendendaten, die Verwaltung von Spender*inneninformationen, die routinemäßige Datenbankwartung und die Verwaltung von Verbindungen mit anderen Systemen umfasst. Diese Rolle wird den Mitarbeiter*innen bei Bedarf direkten technischen Support bieten, technische Lösungen mit bestehenden/neuen Systemen entwickeln und bei zukünftigen Technologieentscheidungen von IRAP mitwirken. Je nach Erfahrung/Interesse der Person besteht auch die Möglichkeit, die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften sicherzustellen.

Die*Der Technology Systems Manager*in wird an den Director of Analytics, Technology, & Automation berichten. Die*Der Technology Systems Manager*in wird auch eng mit der Entwicklungsabteilung und der Geschäftsführerin (Chief Operating Officer) zusammenarbeiten.

Verantwortlichkeiten

  • Verwaltung unserer Spenderdatenbank: Routinewartung wie Datenbereinigung, Import/Export, Verwaltung von Duplikaten, Verwaltung von Verbindungen zu Drittsystemen und Abgleich. Dies kann bis zu 30 % der Rolle einnehmen.
  • Administration von Microsoft Office und eventuell auch Windows-PCs. Dies kann bis zu 20 % der Rolle ausmachen.
  • Mithilfe bei anderen Daten-, Technologie- und Betriebsprojekten bei IRAP nach Bedarf.
  • Verwaltung bestehender Lieferantenbeziehungen und gelegentlich Recherche nach neuen Lieferantenoptionen.
  • Unterstützung interessierter Kandidat*innen bei der Einhaltung der DSGVO-Richtlinien von IRAP, bei Cybersecurity-Assessments und bei Richtlinien zur Reaktion auf Vorfälle.

Standort, Arbeitszeiten und Dauer

Diese Stelle hat keinen festen Standort, bevorzugt werden jedoch Kandidat*innen, die in einem IRAP-Büro in New York City, Berlin, Amman oder Beirut arbeiten können. Wenn Sie Ihre Arbeit bei IRAP beginnen, arbeiten Sie solange remote, bis es sicher ist, im Büro zu arbeiten. IRAP stellt die notwendige Arbeitsausrüstung zur Verfügung. Die Stelle ist eine Vollzeitstelle (40 Std./Woche).

Diese Stelle ist unbefristet.

Qualifikationen

Erforderlich

  • Erfahrung mit Datenbankmanagement, insbesondere mit CRM oder ähnlichen Datenbanken.
  • Kenntnisse in den Bereichen Datenerfassung, -bereinigung und -transformation.
  • Erfahrung mit der Verwaltung von Microsoft (z. B. Azure, Office Suite).
  • Fähigkeit, Diskretion und angemessene Sicherheitsvorkehrungen im Umgang mit vertraulichen Daten anzuwenden.
  • Kundenservice-Orientierung, die den IRAP-Mitarbeiter*innen hilft, das Beste aus unserer Software herauszuholen, unabhängig davon, ob sie Expert*innen oder Anfänger*innen sind.
  • Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Weitere Sprachen sind ein Plus.
  • Die*Der Kandidat*in muss über eine EU-Arbeitserlaubnis verfügen.

Bevorzugt

  • Erfahrung mit der Einhaltung der DSGVO-Vorschriften.
  • Vertrautheit mit Programmier- und Datenabfragesprachen/-werkzeugen (z. B. Python, PHP, SQL, Excel).
  • Erfahrung mit der Bewertung und Implementierung von Cybersicherheit.

Vergütung

Das Jahresgehalt für die Stelle beträgt $65.000 – $95.000 entsprechend der Erfahrung und kann einem Tarifvertrag unterliegen.

Hinweise zur Bewerbung

Bitte reichen Sie ein Anschreiben mit Gehaltsvorstellungen, Lebenslauf und Kontaktinformationen für drei Referenzen mit dem hier verfügbaren Bewerbungsformular ein. Bitte geben Sie in Ihrem Anschreiben an, von welchem Büro aus Sie arbeiten würden, oder ob Sie im Außendienst arbeiten würden. Die Bewerbungsunterlagen sollten in englischer Sprache eingereicht werden. Die Prüfung der Bewerbungen beginnt am 26. März und wird fortlaufend fortgesetzt, bis eine Einstellung erfolgt.

Die*Der Bewerber*in wird nach dem 4. April für Vorstellungsgespräche in der ersten Runde kontaktiert, und diejenigen, die zu Vorstellungsgesprächen in der zweiten Runde zugelassen werden, werden gebeten, eine Übung auf Zeit zu absolvieren.

IRAP ist davon überzeugt, dass Diversität entscheidend ist, um ein starkes Arbeitsumfeld zu fördern und unseren Klient*innen gut zu dienen. Wir ermutigen nachdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Erfahrungen in den Communities, denen wir dienen, von Mitgliedern anderer marginalisierten Communities und von Personen, deren Identitäten in dem juristischen Beruf unterrepräsentiert sind.